Mandanten anlegen

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Falls bereits ein Mandant in Ihrer Umgebung existiert, können Sie diesen Schritt überspringen.

linqi wird auf Basis von Mandanten strukturiert. Prozesse, Dashboards etc. werden im Kontext eines Mandanten angelegt.
Sie können bestimmen welche Personen im Kontext eines Mandanten Prozesse, Dashboards etc. anlegen können, und welche Personen die Prozesse nur ausführen können.

Aus diesem Grund benötigen Sie erst einen Mandanten um den Prozess anlegen zu können.
Um den ersten Mandanten anzulegen, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie die Mandanten Administration

Navigieren Sie zu der Mandanten Administration, indem Sie in der seitlichen Navigation auf folgendes Icon klicken:

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Falls Sie diesen Navigationspunkt nicht sehen können, fehlt Ihnen die Mandanten Admin Rolle.

Legen Sie einen neuen Mandanten an

Sobald die Mandanten Administration geöffnet ist, können Sie über das Plus an der oberen rechten Seite einen neuen Mandanten anlegen.
Anschließend öffnet sich ein Panel in welchem Sie die Daten des Mandanten eintragen können. Hier können Sie nun folgende Daten eintragen:

• Name: Der Name identifiziert den Mandanten und wird den Nutzenden bei der Auswahl angezeigt. Dies kann z.B. der Name des Unternehmens sein, oder auch einer einzelnen Abteilung.
  Für dieses Beispiel tragen Sie Finanzabteilung ein.
• Kurzbezeichnung: Die Kurzbezeichnung wird z.B. zum Generieren von Prozessnummern genutzt. Diese sollte nur wenige Zeichen beinhalten.
  Für dieses Beispiel tragen Sie FIN ein.
• Standard Löschfrist (Tage): Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, löscht linqi abgeschlossene Prozesse nach einer bestimmten Anzahl an Tagen. Diese können Sie hier angeben.
  Für dieses Beispiel lassen Sie den Wert auf dem Standardwert.
• Prozessbearbeitende: Hier können Sie Personen und Gruppen angeben, welche Prozesse, Dashboards etc. für diesen Mandanten entwerfen können. Im Falle der Personalabteilung würde es z.B. Sinn machen die Personen dieser Abteilung, als Prozessbearbeitende einzutragen. So können die Personen welche die Prozesse der Abteilung am besten kennen, diese selbst digitalisieren.
  Für dieses Beispiel tragen Sie Ihren eigenen Account ein. So ist sichergestellt das Sie den Beispielprozess aufbauen können.
• Mitglieder des Mandanten: Hier können Sie Personen und Gruppen angeben, welche Prozesse aus diesem Mandanten ausführen können. Im Falle der Personalabteilung könnten Sie hier z.B. eine Gruppe angeben welche alle Mitarbeitenden des Unternehmens beinhaltet. So könnten alle Personen die durch die Personalabteilung bereitgestellten Prozesse (wie z.B. einen Urlaubsantrag) starten.
  Für dieses Beispiel lassen Sie den Wert leer. Durch die Prozessbearbeitenden Rolle haben Sie bereits Mitgliedsrechte.
• Zugriffe auf alle Prozesse: Diese besondere Rolle erlaubt es den ausgewählten Personen oder Gruppen alle Prozesse im Mandanten lesend zu öffnen. Dies kann hilfreich sein, um bei Rückfragen zu helfen, oder z.B. der Geschäftsführung eine Einsicht in alle Prozesse zu ermöglichen.
  Für dieses Beispiel lassen Sie den Wert leer.
• Mandanten Verwaltung: Personen mit dieser Rolle können erweiterte Einstellungen für den Mandanten ändern.
  Für dieses Beispiel lassen Sie den Wert leer.

Sobald Sie die nötigen Felder befüllt haben können Sie den Speichern Button betätigen, um den neuen Mandanten anzulegen. Um diese Einführung fortführen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie selbst die Rolle der Prozessbearbeitenden erhalten.
Wichtig: Aktualisieren Sie anschließend einmal die Seite im Browser (F5), um die Navigation neu zu laden.

Nun können Sie über den unteren Button fortfahren, um mit den Grundlagen des Prozesses zu beginnen.