Der klassische Onboarding-Prozess

Das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst die strukturierte Einführung und Integration von Personal in das Unternehmen. Ziel des Prozesses ist es, die administrative Aufnahme effizient zu gestalten und die fachliche Arbeitsfähigkeit schnellstmöglich herzustellen. Dieses Beispiel zeigt, wie der Prozess "Onboarding" in linqi umgesetzt werden könnte. Wir modellieren den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem offiziellen ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters mit Fokus auf die HR-Abteilung.

Prozessübersicht

Linqi bietet mittels Grafikwerkzeuge mehrere Möglichkeiten einen Prozess optisch zu verändern, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Dieser Prozess ist in drei Swimlanes gegliedert. Dadurch wird sofort ersichtlich welche Aktion in welche Abteilung fällt. Dies hat technisch keine Auswirkung.

In diesem Beispielprozess gibt es drei Abteilungen, die involviert sind. Die HR Abteilung muss die Stammdatenpflege übernehmen, also Daten wie Gehalt, Tarifgruppe, Name, Vorname, Bankverbindung, usw. erfassen. Die Abteilung IT muss sich darum kümmern, dass alle Accounts und Berechtigugen vorliegen, um das reibungslose Arbeiten zu ermöglichen. Die Abteilung Einkauf muss dafür sorgen, dass Arbeitsmittel wie Maus, Rechner oder Tastatur bestellt werden und pünktlich geliefert sind. Um den Prozess zu vereinfachen wurde nur die Seite des HR modelliert.

Prozessablauf

Gestartet wird der Prozess durch die HR-Abteilung. Zunächst werden in dem Formular "Basis Daten" die Daten abgefragt, die die verschiedenen Abteilungen benötigen, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Für alle Abteilungen ist z.B. der Vor,- und Nachname, sowie die Rolle im Unternehmen entscheidend. Wie ein Formular angelegt wird und welche Möglichkeiten es bietet können Sie hier nachlesen.

Soald die HR Abteilung diese Daten gepflegt hat verzweigt der Prozess sich mittels der Aktion "Parallelität starten" in drei Pfade für die entsprechenden Abteilungen. Dies hat den Vorteil, dass z.B. die Abteilung IT nicht auf die Anlage der privaten Daten von Abteilung HR warten muss, sondern alle Abteilungen gleichzeitig Ihre Aufgaben erledigen können.

Berechtigungen

Wichtig für den Datenschutz ist auch die Möglichkeit bestimmten Akteuren Einsicht in private Daten des Mitarbeiters zu verwehren. In diesem Prozess soll verhindert werden, dass Abteilung IT und die Abteilung Einkauf sehen können was die Abteilung HR in dem Formular "Private Daten" pflegt. Dazu wird die Aktion "Parallelitätsberechtiung entziehen" in Kombination mit der Aktion "Parallelitätsberechtigung zuweisen" genutzt. Zunächst werden alle Berechtigungen entfernt und dann explizit nur noch der HR Abteilung zugewiesen. Durch dieses Vorgehen haben Mitarbeiter aus der IT oder dem Einkauf keine Einsicht mehr in den HR-Parallelstrang. Sie können jedoch weiterhin die Stränge "IT" und "Einkauf" bearbeiten. Beide Aktionen wirken sich somit ausschließlich auf ihren eigenen parallelen Zweig aus.

Parallelitätsberechtiung entziehen	Parallelitätsberechtigung zuweisen

Ein weiteres sinnvolles Beispiel für die Nutzung dieser Aktionen wäre im Parallelitätsstrang der IT denkbar. Die IT-Abteilung legt die neuen Benutzerkonten (AD, E-Mail, ERP-System) an. Das System generiert dabei ein temporäres Initial-Passwort, mit dem sich der neue Mitarbeiter am ersten Tag anmelden muss. Dieses Passwort ist ein kritisches Sicherheitsrisiko, solange es noch nicht vom Mitarbeiter geändert wurde. Weder die Personalabteilung noch die künftige Fachabteilung oder der Einkauf dürfen dieses Passwort im System einsehen können, um Missbrauch (z. B. Anmeldung im Namen des neuen Kollegen) auszuschließen.

Eskalationsstufe

Um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte bis zum Beschäftigungsbeginn des neuen Mitarbeiters erledigt sind, wird für das Formular "Private Daten" eine Eskalationsstufe erstellt. Eskalationsstufen erzeugen an Formularen einen weiteren Ausgang von dem weitere Aktionen verbunden werden können. Der Ausgang der Eskalastionsstufe wird dann ausgeführt, wenn das angegebene Datum der Eskalationsstufe erreicht ist. Durch Auswahl von "Platzhalter Datum" in dem Dropdown "Art der Wartezeit" kann im Feld "Datum" ein Platzhalter aus einem Formular genutzt werden. Ein guter Wert für den Platzhalter ist das im Eingangsformular benötigte Pflichtfeld "Beschäftigungsbeginn". Um die Eskalation fünf Tage vor Beschätgigungsbeginn auszulösen wird in dem Feld "Addierte Tage/Monate" der Wert "-5" eingetragen. Sollte die HR Abteilung nun das Formular "Private Daten" nicht bis fünf Tage vor dem Beschätgigungsbeginn des neuen Mitarbeiters fertig abgesendet haben, springt der Prozess automatisch in den nächsten Schritt "E-Mail versenden". In dieser Aktion wird der Abteilung HR eine freundliche Erinnerung zugesandt, die Vervollständigung bitte nachzuholen. Da die Aktion "E-Mail versenden" erneut mit dem Formular "Private Daten" verknüpft ist, verweilt der Workflow aus HR-Perspektive in diesem Status. Zuvor eingetragene Daten gehen nicht verloren, sondern bleiben persistent erhalten.

Abschluss

Zu guter Letzt muss die Parallelität noch mit der Atkion "Parallelität zusammenführen" zusammgeführt werden. Diese Aktion kann bei Bedarf auch so eingestellt werden, dass der Prozess beendet wird, sobald eine der parallelen Stränge abgeschlossen ist. Ein Beispiel hierfür wäre der "Vertragsrücklauf": Der Arbeitsvertrag wird dem Bewerber per Post und vorab digital geschickt. Sobald das erste unterschriebene Dokument im System eingeht, wird der HR-Prozess fortgesetzt und die Personalakte final angelegt.

Da für ein Mitarbeiter Onboarding alle TODOs aus HR, IT und Einkauf abgeschlossen werden müssen, wird die Aktion auf "Auf alle Verzweigungen warten" gesetzt.

Ausblick

Dieser Prozess beschreibt primär mögliche Aufgaben der HR-Abteilung. Für die IT und den Einkauf wurde vorerst nur ein Formular skizziert, das in diesen Abteilungen noch manuelle Arbeit erfordert. Hier bietet der Prozess großes Potenzial für eine weitere Automatisierung: Insbesondere die Aktionen LDAP Benutzer oder Gruppe hinzufügen und Benutzer zu LDAP-Gruppe hinzufügen eignen sich ideal, um die händischen Aufgaben der IT komplett abzulösen. Ebenso könnte für den Einkauf automatisch ein digitaler Bedarfsanforderungs-Prozess angestoßen werden. In beiden Fällen lässt sich der Prozess mithilfe der Aktion "Bedingung" flexibel steuern: Basierend auf der Rolle des neuen Mitarbeiters schlägt der Workflow automatisch den passenden Pfad ein. So wird beispielsweise nur dann eine Smartphone-Bestellung ausgelöst, wenn die Rolle "Vertrieb" hinterlegt ist – für Positionen in der IT ist dies hingegen nicht vorgesehen.