Globale Administration
Der globale Administrationsbereich steht nur Personen mit der Rolle Global Admin zur Verfügung.
Der globale Administrationsbereich stellt eine Vielzahl allgemeiner Einstellungen zur Verfügung. Es können Benutzer und Gruppen gepflegt werden, externe Authentifizierungsanbieter konfiguriert und Daten verwaltet werden.
Benutzer
Mit einem Klick auf das folgende Icon welches mit dem Text Benutzerverwaltung gekennzeichnet ist, öffnet sich die Benutzerverwaltung.
Benutzerobjekte sind Anwender im System. Je nach zugewiesener Rolle oder Funktion innerhalb des Mandanten können die Anwender verschiedene Tätigkeiten und Aktionen ausführen.
Eigenschaften
| Eigenschaft | Erklärung |
|---|---|
| Wird verwendet für Identifizierung, Authentifizierung und für Benachrichtigungen. | |
| Passwort | Das Passwort des Anwenders. |
| Vorname | Der Vorname des Anwenders. |
| Nachname | Der Nachname des Anwenders. |
| Vorgesetzter | Der Vorgesetzte des Anwenders. Dieser dient ebenfalls zur Lenkung von (Freigabe-)Prozessen. |
Wurde ein externen Authentifizierungsanbieter stehen je nach Anbieter weitere Benutzereigenschaften zur Verfügung wie z.B. Straße, Ort, Telefon etc.
Wurde ein externer Authentifizierungsanbieter konfiguriert, dann können Änderungen in linqi durch die Synchronisation überschrieben werden.
Zusätzliche Benutzerwerte
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass sie weitere Benutzerwerte wie Abteilung, Telefonnummer, Standort etc. benötigen. Hierfür bietet linqi die Möglichkeit selbstständig zusätzliche Benutzerwerte, neben den oben genannten, anzulegen.
Um solche Benutzerwerte anzulegen, können Sie innerhalb der Benutzerverwaltung den Navigationspunkt Zusätzliche Benutzerwerte wählen.
Im Panel, welches sich anschließend öffnet, können Sie im Bereich Aktive Benutzerwerte über den Button Benutzerwert anlegen einen neuen Wert anlegen. Pro Benutzerwert haben Sie dabei folgende Optionen:
- Wertname:
Hier geben Sie den Namen des Wertes an, z.B. Abteilung. Dieser Wertname wird auch anschließend im Prozessdesign als Formatierungsoption für alle Benutzerplatzhalter angeboten.
Sie können den Namen eines Wertes auch jederzeit ändern, ohne das es zu Problemen bei der Ausführung von Prozessen führt. - (Deaktivieren):
Mit diesem Button können Sie einen Benutzerwert deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzerwert steht anschließend nicht mehr im Prozessdesign zur Verfügung und kann nicht mehr über die Benutzerverwaltung geändert werden.
Bestehende Platzhalter können jedoch weiterhin aufgelöst werden. Diese Funktion ist daher sehr hilfreich, wenn Sie einen Benutzerwert langsam entfernen wollen, jedoch noch eine Übergangsphase geplant haben in der die bestehenden Platzhalter ausgetauscht werden. - (Löschen):
Mit diesem Button können Sie einen Benutzerwert endgültig löschen. Dadurch steht der Benutzerwert nirgendwo mehr zur Verfügung, alle gespeicherten Werte der Nutzenden für diesen Wert werden gelöscht und bestehende Platzhalter werden nicht mehr aufgelöst. Sie sollten daher sicherstellen das dieser Wert nirgendwo mehr genutzt wird, bevor Sie den Wert löschen.
Wenn mindestens ein inaktiver Benutzerwert existiert finden Sie unter der Liste der aktiven Benutzerwerte die inaktiven Benutzerwerte. Dort können Sie über den Button (Aktivieren) einen Wert auch wieder aktivieren.
Diese Benutzerwerte können auch durch externe Authentifizierungsanbieter, wie z.B. Microsoft Entra ID gefüllt werden.
Rollen
Benutzer können im globalen Administrationsbereich zwei Rollen zugewiesen bekommen.
Mandanten Admin
Die Rolle Mandanten Admin ist zuständig Mandanten anzulegen und zu verwalten.
Global Admin
Die Rolle Global Admin ist zuständig für die Verwaltung der Instanz.
Lizenzen
Lizenzen werden automatisch zugewiesen, falls vorhanden. Es können an Benutzer-Objekten Lizenzen ab- und angewählt werden.
Import Benutzer
Die folgenden Spalten müssen in der CSV-Datei vorhanden sein:
- Vorname
- Nachname
- Kennwort
Wenn Sie einen Eintrag aktualisieren, können Sie die Spalte Passwort leer lassen, um das Passwort der Benutzer nicht anzupassen.
Optional können Sie noch die folgenden Spalten angeben:
- Vorgesetzter
Die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten muss als Vorgesetzter angegeben werden. Wenn diese Spalte definiert ist und der Wert in der CSV-Datei leer ist, wird die übergeordnete Person entfernt.
Gruppen
Über die linke Navigation innerhalb von linqi kann zu der Gruppenverwaltung navigiert werden.
Mit einem Klick auf das folgende Icon welches mit dem Text Gruppenverwaltung gekennzeichnet ist, öffnet sich die Gruppenverwaltung.
Gruppen dienen dazu mehrere Personen gleichzeitig zu berechtigen wie z.B. Abteilungen oder Organisationseinheiten. Damit kann die Lenkung des Prozesses oder die Anzeige von Objekten gesteuert werden, ohne Einzelberechtigungen zu vergeben. Gruppen können in Personenauswahlfeldern ausgewählt werden. Bei der Verwendung von externen Authentifizierungsanbieter wie Active Directory, werden die Gruppen, welche synchronisiert wurden in der Gruppenverwaltung angezeigt.
Wurde ein externer Authentifizierungsanbieter konfiguriert, dann können Änderungen in linqi durch die Synchronisation überschrieben werden.
| Eigenschaft | Erläuterung |
|---|---|
| Name | Bezeichner der Gruppe. |
| Mitglieder | Es kann ein oder mehrere Anwender der Gruppe zugeordnet werden. |
Einstellungen
Featureeinstellungen
Hier können Sie Features aktivieren, oder deaktivieren. So können Sie z.B. Scripting Funktionen zu aktivieren.
Theming
Die linqi Instanz kann global durch Farben und einem Logo individualisiert werden. Das Logo kann nicht größer als 64 Kilobyte sein bei einer idealen Größe von 32x32 Pixel.