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Platzhalter

Um Prozess maximal flexibel und wiederverwendbar zu halten ist es oft nötig gewisse Textbausteine in z.B. einer E-Mail oder einem Formular durch unterschiedliche Werte zu ersetzen. Im Falle eines Urlaubsantrags könnte es z.B. sein das man der Führungskraft einer Person eine E-Mail schicken möchte in welcher die Details des Urlaubs aufgelistet sind. Hier ist natürlich der Zeitraum, in dem Urlaub, genommen wird bei jeder Ausführung unterschiedlich. So könnte z.B. der E-Mail Text wie folgt aussehen:

Hallo {{NAME DER FÜHRUNGSKRAFT}},  

{{NAME DER ANTRAGSTELLENDEN PERSON}} hat Urlaub {{URLAUB START}} bis {{URLAUB ENDE}} beantragt.

Für eine solche flexible Gestaltung von Texten, Bedingungen etc. bietet linqi Platzhalter. Über Platzhalter können Sie Textbausteine einfügen, die bei der Ausführung eines Prozesses durch den konkreten Wert ersetzt werden.

Nutzen von Platzhaltern​

Wann immer Sie einen dieser Buttons in linqi über einem Textfeld sehen können Sie einen Platzhalter einfügen:

  • : Dieser Button erlaubt es Ihnen einen einfachen Platzhalter einzufügen. Diese können z.B. Formularwerte, Werte von Nutzenden oder z.B. auch Daten aus externen Systemen referenzieren und werden bei der Ausführung des Prozesses dann z.B. mit dem eingetragenen Formularwert ersetzt.
  • : Dieser Button erlaubt es Ihnen einen berechneten Wert einzufügen. Dies kann z.B. eine mathematische Berechnung, oder auch die Anzahl an Tagen zwischen zwei Datumswerten sein.

Sobald Sie einen dieser Buttons betätigen, öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie definieren können, welchen Wert Sie referenzieren oder berechnen wollen. Sobald Sie diese Konfiguration über den Haken an der unteren Seite des Fensters bestätigen wird der Platzhalter eingefügt. Dieser wird als farblich hervorgehobener Block angehoben.

Einen Platzhalter können Sie über Doppelklick wieder bearbeiten und danach erneut über den Haken die Änderungen übernehmen. Über das X an der rechten Seite eines eingefügten Platzhalters können Sie diesen wieder löschen.

Verfügbare Platzhalter​

info

Die verfügbaren Platzhalter passen sich auf das Zielfeld an. So macht es z.B. keinen Sinn in einem Personenfeld für Berechtigungsvergabe den Link zum Prozess anzugeben. Aus diesem Grund variieren die verfügbaren Platzhalter je nach Zielfeld.

Folgende Platzhalter Gruppen stehen in linqi zur Verfügung:

  • Allgemeines:
    In dieser Gruppe finden Sie Werte wie das aktuelle Datum, die Person die aktuell angemeldet ist etc. So können Sie z.B. in eine Dokumentenvorlage das Datum einfügen an welchem das Dokument generiert wurde.
  • Prozess Werte:
    Unter dieser Gruppe finden Sie Werte, die sich auf den laufenden Prozess beziehen. Das kann z.B. die Prozessnummer, der Status des Prozesses, der Link zum laufenden Prozess oder auch die Person die den Prozess gestartet hat bzw. deren Führungskraft.
  • Formular Wert:
    Über diese Gruppe können Sie Werte welche in Formularen eingegeben wurden referenziert werden. Dabei steht jedes eingefügte Steuerelement automatisch als Platzhalter zur Verfügung.
    Hinweis: Wird ein Steuerelement noch nicht angezeigt, kann es sein, dass Sie das Formular noch speichern müssen.
  • Lookup Listen Wert:
    Hier ist es möglich einen Wert aus einer Lookup Liste zu laden. Auf diese Weise können Sie z.B. je nach Abteilung eine andere verantwortliche Person laden, oder auch den Preis eines Produktes.
  • Fester Benutzer / Gruppe:
    Dieser Platzhalter bietet Ihnen ein Feld an, um eine oder mehrere Personen oder Gruppen auswählen. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Gruppe berechtigen wollen, oder z.B. die E-Mail-Adresse einer Person laden wollen.
  • Personensuche:
    Hier können Sie Personen anhand ihrer Eigenschaften laden. So können Sie z.B. alle Personen laden welche in einer bestimmten Abteilung arbeiten und diese dann berechtigen oder z.B. einen Prozess für jede dieser Personen starten.
  • Aktionsknoten:
    Verschiedene Aktionsknoten stellen Platzhalter zur Verfügung. Hierdurch können Sie z.B. Daten welcher aus einem externen System geladen wurden referenzieren und z.B. als Standardwert für ein Steuerelement in einem Formular einfügen. Details können Sie auf den Hilfsseiten der verschiedenen externen Systemen entnehmen.
  • Prozessdokumente:
    Wenn Sie ein Dokument an einen Prozess anhängen, können Sie dieses hier referenzieren. So können Sie z.B. in einer E-Mail ein festes Dokument (wie ein Informationsdokument) anhängen.
  • Dokumentenvorlage:
    Innerhalb des Kopf- und Fußzeilenbereichs können Sie mithilfe dieser Platzhalter die aktuelle Seitenzahl, als auch die Seiten Anzahl einfügen.
  • PDF Exportvorlage:
    Wenn Sie eine Dokumentenvorlage für den Export eines BPMN 2.0 Prozesses in PDF definieren, können Sie hier rüber die grafische Darstellung des Prozesses, Metadaten etc. referenzieren. Auf diese Weise können Sie eine Vorlage mit sehr hoher Wiederverwendbarkeit aufbauen.

Berechnete Werte / Ausdrücke​

Neben den Platzhaltern stehen folgenden Funktionen zur Verfügung um Werte zu berechnen:

  • Bedingter Wert:
    Über diese Funktion können Sie einen angezeigten basierend auf einer Bedingung variieren. So können Sie z.B. Genehmigt oder nicht Genehmigt anzeigen, basierend auf einem vorherigen Schritt.
    Hierfür müssen Sie in der Konfiguration erst eine Bedingung angeben, und anschließend die Werte die genutzt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt oder nicht erfüllt ist.
  • Berechnung:
    Diese Funktion erlaubt es Ihnen klassische Berechnungen, ähnlich wie Excel, durchzuführen. Dabei können Sie die Operatoren + (Addition), - (Subtraktion), * (Multiplikation) und / (Division) nutzen.
    Sie können ebenfalls einen Standardwert definieren der genutzt wird, falls kein Wert berechnet werden kann. Dies kann z.B. passieren, wenn ein Platzhalter referenziert ist, der aber noch nicht ausgefüllt ist.
  • Datei zu Base64 konvertieren:
    Hier können Sie eine Datei angeben um den Inhalt in Base64 konvertieren. Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie Dateien an Webservices übertragen wollen.
  • Datum modifizieren:
    Über diese Funktion können Sie z.B. einige Tage auf ein Datum addieren.
    Hierfür geben Sie bei Datum über einen Platzhalter das Ausgangsdatum an.
    Art der Modifikation gibt, an ob Sie Minuten, Stunden, Tage, Monate, Jahre addieren wollen.
    Wert der addiert wird definiert, wieviele Minuten, Stunden etc. Sie addieren wollen. Wenn Sie einen Wert abziehen wollen, können Sie einfach einen negativen Wert angeben.
    Über Standardwert können Sie einen Wert angeben, der genutzt wird, falls die Berechnung nicht durchgeführt werden kann. Dies kann z.B. passieren, wenn ein Platzhalter referenziert ist, der aber noch nicht ausgefüllt ist.
  • Datumsdifferenz:
    Über die Datumsdifferenz Funktion können Sie z.B. die Menge an Urlaubstagen, die Menge an Reisetagen etc. berechnen.
    In der Konfiguration können Sie dort das spätere Datum (Bis), als auch das frühere Datum (von) angeben.
    Die Art der Berechnung bestimmt, ob Sie die Differenz in Minuten, Stunden, Tage, Monate, Jahre berechnen wollen.
    Zusätzlich können Sie bestimmen ob Wochenenden, bei der Berechnung ausgenommen werden sollen.
    Hinweis: Die Differenz zwischen den gleichen Tag ist 0, sprich Heute - Heute ist 0. Dies ist relevant falls z.B. Urlaubstage berechnet werden. In diesem Fall müssen Sie eventuell über den Berechnung Ausdruck einen Tag auf das Ergebnis drauf addieren.
  • Datumswert festlegen:
    In manchen Fällen möchten Sie eventuell immer den ersten eines Monats (oder ähnliches haben). Hierfür existiert diese Funktion.
    Dabei geben Sie als Datum das Ausgangsdatum, dass modifiziert wird, an. Dies könnte z.B. das Aktuelle Datum sein.
    Als Wert der festgelegt wird, können Sie auswählen, ob Sie die Minuten, Stunden, Tag, Monat oder Jahr anpassen wollen.
    Der Neue Wert definiert dann z.B. den neuen Tag oder Monat des Datum.
    Würden Sie als Datum also z.B. Aktuelles Datum, als Wert der festgelegt wird Tag und als neuer Wert 1 angeben, erhalten Sie immer den ersten des aktuellen Monats Ergebnis.
  • Text auffüllen:
    Diese Funktion ergänzt einen gegebenen Text um einen Fülltext, bis eine definierte Ziellänge erreicht ist. Dies ist z.B. Ideal zur Formatierung oder Standardisierung von Textlängen in bei laufenden Nummern.
    Als Text geben Sie hier den Text der aufgefüllt wird an.
    Für Text mit dem aufgefüllt wird geben Sie den Text ein der eingefügt wird bis die Ziellänge erreicht ist. Dies könnte z.B. 0 sein.
    Richtung gibt an, ob von links oder rechts aufgefüllt wird.
    Die Ziellänge definiert die angestrebte Gesamtlänge des Ergebnisses.
  • Text ersetzen:
    Mit dieser Funktion können Sie Wörter oder Abschnitte in einem Text austauschen.
    Text definiert dabei den Text der angepasst werden soll.
    Text der ersetzt wird, gibt den Text der gesucht und ersetzt wird an.
    Neuer Text gibt den Text an statt dem gefunden Text genutzt wird.
  • Text extrahieren:
    Mit dieser Funktion können Sie gezielt bestimmte Informationen aus einem Text herausfiltern – zum Beispiel eine E-Mail-Adresse, ein Datum oder eine Postleitzahl. Sie geben an, nach welcher Art von Text gesucht werden soll, und die Funktion findet genau diese Stelle für Sie.
    Dabei kommt ein sogenanntes Suchmuster zum Einsatz (ein sogenannter "Regulärer Ausdruck" oder kurz Regex). Das ist eine präzise Beschreibung dafür, wie der gesuchte Text aufgebaut ist.
    Text definiert den Text der durchsucht wird, z.B. den Inhalt einer E-Mail.
    Als Regex definieren Sie den Regex der für die Suche genutzt wird. Dabei wird der Wert der ersten Gruppe (der erste Wert in Klammern) als Ergebnis dieser Funktion genutzt.