Übersicht
In vielen Fällen kommt es vor das ein Prozess auf Daten aus einem anderen IT-System zugreifen muss, oder Daten in ein Drittsystem geschrieben werden müssen.
Dies könnte z.B. ein Dokument welches in ein Dokumentenverwaltungssystem am Ende eines Prozesses hochgeladen wird, oder ein Prozess der gestartet wird, wenn eine E-Mail in einem Postfach eingeht.
Hierfür bietet linqi die Möglichkeit Drittsysteme über Aktionen in Prozesse zu integrieren. Auf den folgenden Seiten finden Sie Details zu den verschiedenen Systemen die angebunden werden können.
Im Allgemeinen gilt dabei: Um Drittsysteme anbinden zu können benötigt linqi Zugangsdaten. Diese können Sie in der Verbindungsverwaltung ( Button in der Navigation) anlegen und bearbeiten.
Zugangsdaten werden stark verschlüsselt abgelegt und sensible Daten können nie wieder abgefragt werden.
Zusätzlich können Drittsysteme immer über Features an- oder abgeschaltet werden. Sollten Sie eine Drittsystemanbindung in linqi nicht finden, müssen Sie oder Ihr Administrator daher das entsprechende Feature erst anschalten.
Berechtigung
Wenn Sie eine neue Verbindung anlegen können alle Personen mit Bearbeitungsrechten innerhalb des Mandanten diese Verbindung anschließend nutzen, um Prozesse zu designen. Hierdurch kann z.B. eine Verbindung zentrale bereitgestellt werden ohne das die Personen ein Passwort kennen, und anschließend damit gearbeitet werden.
Sollten Sie eine Verbindung anlegen wollen, die nur durch einen bestimmten Personenkreis genutzt werden soll, müssen Sie bei den verschiedenen Verbindung im Feld Berechtige Personen die Personen oder Gruppen eintragen welche die Verbindung im Prozessdesigner verwenden dürfen. Anschließend sehen nur diese Personen die Verbindung und können dementsprechend die Verbindung nutzen. Die Person, die die Verbindung angelegt hat, hat jedoch immer Zugriff auf die Verbindung.
Die berechtigten Personen schränken den Zugriff auf die Verbindung nicht bei der Ausführung ein. Das bedeutet das, wenn eine Person einen Prozess ausführen kann, funktionieren auch alle Aktionen, welche eine Verbindung nutzen. Hierdurch ist sichergestellt, dass Prozesse nicht für manche Personen in einen Fehler laufen.
Fehlerbehandlung
Sehr viele Aktionen für Drittsysteme erlauben es einen Fehlerausgang aktivieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält die Aktion einen weiteren Ausgangspunkt. Diesen können Sie nutzen, um den Prozess anders verlaufen zu lassen, wenn ein Fehler beim Zugriff auf das Drittsystem auftritt. Hierdurch können Sie Fehlerbehandlung umsetzen und z.B. einen Moment zu warten und die Aktion erneut zu versuchen, oder eine zentrale Stelle zu benachrichtigen.