SharePoint

Die SharePoint Anbindung in linqi erlaubt es mit Microsoft SharePoint aus Prozessen zu interagieren. So können Sie z.B. Dokumenten hochladen, Einträge in Listen auslesen und anlegen, Ordner anlegen und vieles mehr.

info

Um die SharePoint Anbindung nutzen zu können müssen Sie das entsprechende Feature in der Mandanten Administration aktivieren.

Verbindung

Um über die SharePoint Aktionen in linqi mit einem SharePoint Server arbeiten zu können müssen Sie zuerst eine entsprechende Verbindung in der Verbindungsverwaltung ( Button in der Navigation) anlegen. Auf der Verbindungsliste können Sie dafür das Plus an der oberen rechten Seite nutzen und anschließend SharePoint auswählen.

In den Verbindungseinstellungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Anzeigename:
  Der Anzeigename hilft Ihnen die Verbindung wiederzuverwenden und kann frei vergeben werden.
• Art der Authentifizierung:
  Hier können Sie die Art wie sich linqi am Server anmeldet definieren. Dabei stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
  • Benutzername und Passwort:
    Hierbei versucht sich linqi mit einem Benutzernamen und Passwort am SharePoint Server anzumelden. Dies kann für SharePoint OnPremise Umgebungen genutzt werden.
  • Benutzer und ClientId (SharePoint Online):
    Diese Anmeldungsart ist ausschließlich für SharePoint Online zu nutzen. Hierbei meldet sich linqi im Kontext eines Benutzers über Microsoft Entra an. Sie müssen eine entsprechende App Registrierung anlegen (s.u.).
  • ClientId und Zertifikat (SharePoint Online):
    Diese Anmeldungsart ist ausschließlich für SharePoint Online zu nutzen. Hierbei meldet sich linqi im Kontext einer Anwendung über Microsoft Entra an. Sie müssen eine entsprechende App Registrierung anlegen (s.u.).
  • ADFS:
    Diese Anmeldungsart wird genutzt, um sich über einen ADFS Server am SharePoint anzumelden. Dies kann für OnPremise Umgebungen hilfreich sein.
• Benutzername:
  Wenn Sie sich im Kontext eines Benutzers anmelden (alle Arten außer ClientId und Zertifikat) müssen Sie hier den Benutzernamen des Accounts mit dem Sie sich anmelden wollen angeben. Dies könnte der Account einer echten Person sein, oder auch ein Service Account.
• Passwort:
  Geben Sie hier das Passwort des Benutzers mit dem Sie sich anmelden wollen an. Dieses kann anschließend nicht wieder abgefragt werden.
• Client Id:
  Um sich an SharePoint Online anmelden zu können, müssen Sie in Microsoft Entra ID eine App Registrierung anlegen und die Client Id hier einfügen. Die Details der Anforderungen an die App Registrierung finden Sie im Fragezeichen neben dem Client Id Feld.
• Tenant Id:
  Wenn Sie ein Zertifikat zur Anmeldung nutzen, müssen Sie hier die Tenant Id angeben. Diese finden Sie ebenfalls auf der Übersichtsseite der App Registrierung in Microsoft Entra Id.
• Zertifikat:
  Wenn Sie als Art der Verbindung ein Zertifikat nutzen müssen Sie hier das entsprechende Zertifikat mit privatem Schlüssel hochladen.
• Zertifikat Passwort:
  Wenn Sie als Art der Verbindung ein Zertifikat nutzen müssen Sie hier das Passwort des Zertifikats angeben.

Geteilte Konfiguration

Viele SharePoint Aktionen haben eine grundlegend ähnliche Konfiguration. Daher werden hier erst diese allgemeinen Konfigurationen erklärt um diese nicht in jeder Aktion zu wiederholen.

Allgemeine Konfiguration

In fast allen Aktionen müssen Sie zu Beginn ein SharePoint Web und eine Liste / Dokumentenbibliothek angeben, mit der die Aktion arbeitet. Hierfür stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Verbindung:
  Wählen Sie hier die Verbindung (s.o.) aus, welche genutzt wird, um sich an SharePoint anzumelden.
• SharePoint Seiten Url:
  Die SharePoint Seiten Url bezeichnet die Url der SharePoint Seite aus der Daten abgefragt werden oder eingefügt werden. Diese hat normalerweise das Format https://sharepoint/sites/seite. Anhänge wie Websiteseiten/Seite.aspx oder Lists/Listenname/AllItems.aspx sind hier nicht zulässig.
• Liste:
  Sobald Sie die SharePoint Seiten Url angegeben haben werden die verfügbaren Listen und Dokumentenbibliotheken geladen. Sie können die Liste oder Dokumentenbibliothek mit der Sie arbeiten wollen hier anschließend auswählen.

Filterkonfiguration

Viele SharePoint Aktionen erlauben es einen Filter zu definieren. So können Sie z.B. definieren welche Einträge geladen oder aktualisiert werden. Einen Filter können Sie über folgende Einstellungen definieren:

• Mehrere Einträge erlauben:
  Diese Option steht nur bei Aktionen welche Daten manipulieren zur Verfügung. Im Standard erlaubt linqi es nur einen Eintrag gleichzeitig zu löschen, aktualisieren etc. Dies ist dafür gedacht das Sie nicht aus Versehen sehr viele Daten im SharePoint überschreiben oder löschen. Wenn Sie jedoch planen mehr als einen Eintrag gleichzeitig zu bearbeiten müssen Sie diese Option aktivieren.

• Filter kombinieren:
  Wählen Sie hier aus ob ein Eintrag alle Filter (Und) oder nur einen Filter (Oder) erfüllen muss um von der Aktion betroffen zu sein.

• Filterzuordnung:
  Hier können Sie nun die eigentlichen Filter definieren. Dabei wählen Sie zuerst die Spalte der Liste aus nach der gefiltert wird.
  Anschließend können Sie über Operator den Filteroperator bestimmen. So können Sie bestimmen ob die Spalte einem bestimmten Wert entsprechen muss, nicht entsprechen darf etc.
  Der Vergleichswert erlaubt es Ihnen anschließend zu definieren welchem Wert die Spalte entsprechen, nicht entsprechen etc. darf.

  Wenn Sie hier also z.B. als Spalte Titel, als Operator entspricht und als Vergleichswert linqi auswählen, werden alle Einträge gefunden, bei denen in der Titel Spalte linqi steht.

Spaltenzuordnung

Wenn Sie Werte in einer SharePoint Liste schreiben wollen, z.B. um einen Eintrag anzulegen oder zu aktualisieren, können Sie in der Spaltenzuordnung definieren welche Werte in welche Spalte geschrieben werden. Diese Zuordnung definieren Sie wie folgt:

• Datei:
  Im Falle einer Dokumentenbibliothek können Sie über diesen Platzhalter definieren welche Datei hochgeladen wird.
• Spalte:
  Hier wählen Sie die Spalte aus die mit einem Wert befüllt werden soll. Dabei können Sie jede Spalte nur einmal auswählen.
• Wert:
  Über diese Konfigurationsoption können Sie den Wert definieren der in die Spalte geschrieben werden soll. Dabei können Sie entweder einen festen Wert eingeben oder auch einen Platzhalter nutzen.
  Im Falle eines Taxonomie Feldes können Sie auch über einen Button oberhalb des Textfeldes einen Dialog öffnen um einen Eintrag auszuwählen.

Fehlerausgang aktivieren

Sobald Sie diesen Schalter aktivieren, können Sie Fehler abfangen und verarbeiten.

Aktionen

SharePoint Item abfragen

Über diese Aktion können Sie Einträge aus einer SharePoint Liste oder Dokumentenbibliothek abfragen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert aus welcher Liste Sie Einträge oder Dokumente abfragen wollen.
• Filterkonfiguration:
  Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie abfragen wollen.
• Spalten welche geladen werden:
  Wählen Sie hier über das Dropdown aus welche Spalten Sie laden wollen. Diese stehen anschließend als Platzhalter zur Verfügung. Umso weniger Spalten Sie laden, umso schneller kann SharePoint die Anfrage bearbeiten.
• Dateien herunterladen:
  Wenn Sie Daten aus einer Dokumentenbibliothek abfragen, können Sie diese Option aktivieren um nicht nur die Metadaten, sondern auch die eigentlichen Dateien herunterzuladen. So können Sie mit den Dateien arbeiten um diese z.B. in einem Formular anzuzeigen oder an andere Drittsysteme zu übertragen. Wenn Sie die Dokumente nicht herunterladen kann die Anfrage schneller bearbeitet werden.
• Sortierspalte:
  Sie können hier optional eine Spalte auswählen nach welcher die Ergebnisse sortiert werden, und definieren ob die Ergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden.
  Dies kann z.B. hilfreich sein wenn Sie die Ergebnisse in einer Tabelle in einem Formular anzeigen möchten.
• Maximale Anzahl an Einträgen die abgefragt werden:
  Über diese Option können Sie bestimmen das Sie nur die ersten n Einträge abfragen wollen. Geben Sie hier z.B. eine 1 ein, wird nur der erste Eintrag der dem Filter entspricht abgefragt.
  Insbesondere in Kombination mit der Sortierspalte kann dies nützlich sein um z.B. nur den neusten Eintrag abzufragen.
• Duplikate entfernen:
  Ist diese Option aktiviert, werden Duplikate aus den Ergebnissen entfernt. Ein Duplikat ist dabei jeder Eintrag in dem alle Spaltenwerte gleich sein.
• Zielordner:
  Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Jede ausgewählte Spalte:
  Jede ausgewählte Spalte kann als Platzhalter ausgewählt werden. Dabei werden außerhalb von Schleifen alle Einträge mit einem Komma getrennt.
• Anzahl Items:
  Hierüber können Sie die Anzahl an gefundenen Einträgen referenzieren. Dies können Sie z.B. auch in Bedingungen nutzen um zu prüfen ob ein Eintrag existiert.
• Dateien:
  Wenn Sie Dateien aus einer Dokumentenbibliothek herunterladen, können Sie Hierüber die heruntergeladene Datei referenzieren.
• Einträge:
  Innerhalb einer Schleife oder z.B. einer Tabelle in einem Formular können Sie Hierüber die Einträge referenzieren die dann durchlaufen werden.

SharePoint Item anlegen

Über diese Aktion können Sie einen Eintrag in einer Liste anlegen oder ein Dokument in eine Dokumentenbibliothek hochladen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag anlegen wollen.
• Spaltenzuordnung:
  Über die Spaltenzuordnung (s.o.) können Sie definieren welche Werte für den neuen Eintrag in die verschiedenen Spalten geschrieben werden sollen, bzw. welche Datei hochgeladen wird.
• Zielordner:
  Wenn Sie das Objekt auf oberste Ebene anlegen wollen lassen Sie diesen Wert leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem das neue Objekt angelegt wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das neue Objekt unterhalb der Ordner Prozesse->linqi angelegt wird.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Id des angelegten Eintrags:
  Hierüber können Sie die Id des neu angelegten Eintrags referenzieren. Diese können Sie z.B. nutzen um den Eintrag anschließend zu aktualisieren.

SharePoint Item aktualisieren

Über diese Aktion können Sie einen oder mehrere Einträge in einer SharePoint Liste oder Dokumentenbibliothek aktualisieren. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag aktualisieren wollen.
• Filterkonfiguration:
  Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie aktualisieren wollen.
• Spaltenzuordnung:
  Über die Spaltenzuordnung (s.o.) können Sie definieren welche neuen Werte in die Spalten geschrieben werden. Dabei werden nur die Spalten aktualisiert, die Sie hier auch angeben. Im Falle einer Dokumentenbibliothek können Sie hier auch den neuen Dateinhalt definieren.
• Zielordner:
  Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.

SharePoint Item löschen

Diese Aktion erlaubt es Ihnen einen oder mehrere Einträge aus einer SharePoint Liste oder Dokumentenbibliothek zu löschen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag löschen wollen.
• Filterkonfiguration:
  Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie löschen wollen.
• Zielordner:
  Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.

SharePoint Ordner anlegen

Über diese Aktion können Sie einen Ordner in einer Liste oder Dokumentenbibliothek anlegen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Ordner anlegen wollen.
• Ordername:
  Definieren Sie hier den Namen des Ordners der angelegt werden soll.
• Überspringen falls Ordner vorhanden ist:
  Standardmäßig wirft linqi einen Fehler falls der Ordner bereits existiert. Wenn Sie diese Option aktivieren,
• Zielordner:
  Wenn Sie den Ordner auf oberste Ebene anlegen wollen lassen Sie diesen Wert leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem der Ordner angelegt wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass der neue Ordner unterhalb der Ordner Prozesse->linqi angelegt wird.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Id des angelegten Ordners:
  Hierüber können Sie die Id des neu angelegten Ordners referenzieren. Diese können Sie z.B. nutzen um den Ordner anschließend zu aktualisieren.
• Ordername:
  Dieser Platzhalter repräsentiert den Namen des neu angelegten Ordners.
• Pfad des Ordners: Hierüber können Sie den vollständigen Pfad des Ordners nutzen. Dies kann sehr hilfreich sein um diesen Platzhalter als Zielordner in anderen Aktionen zu nutzen um z.B. einen Eintrag im angelegten Ordner anzulegen.

SharePoint Datei auschecken

Diese Aktion checkt eine Datei oder einen Listeneintrag aus, um diesen durch die Bearbeitung durch andere Nutzende zu sperren. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag auschecken wollen.
• Filterkonfiguration:
  Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie auschecken wollen.
• Zielordner:
  Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.

SharePoint Datei einchecken

Diese Aktion checkt eine Datei oder einen Listeneintrag ein, um diesen für die Bearbeitung durch andere Nutzende wieder freizugeben. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag einchecken wollen.
• Filterkonfiguration:
  Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie einchecken wollen.
• Versionsart: Eine Hauptversion ist eine neue Version welche beispielsweise durch eine größere Änderung entstanden ist. Eine Nebenversion ist eine neue Version welche beispielsweise durch eine kleinere Änderung entstanden ist. Eine Nebenversion kann beispielsweise eine Korrektur eines Rechtschreibfehlers sein.
• Versionskommentar:
  Hier können Sie einen optionalen Kommentar angeben welcher mit der Version assoziiert wird. Dieser Kommentar wird auch in der Versionshistorie des SharePoints angezeigt.
• Zielordner:
  Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.

SharePoint Berechtigungen zuweisen

Mit dieser Aktion können Sie Berechtigungen auf ein Web, eine Liste oder auch einzelne Listeneinträge vergeben. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welchem Web, Liste oder Dokumentenbibliothek Sie eine Berechtigung vergeben wollen.
• Berechtigungsstufe:
  Nachdem Sie eine SharePoint Seiten Url eingegeben haben, werden hier die verfügbaren Berechtigungsstufe geladen. Eine Berechtigungsstufe wird im SharePoint angelegt und definiert welche Rechte die Personen auf den Eintrag erhalten soll.
• Zuweisen an:
  Hier können Sie definieren welche Personen oder Gruppen die Berechtigungen erhalten sollen.
• Berechtigungsziel:
  Bestimmen Sie hier ob die Berechtigungen auf Web, Listen oder Listeneintrag Ebene vergeben werden.
• Filterkonfiguration:
  Falls Sie die Berechtigungen auf Listeneintrag Ebene vergeben wollen, können Sie über die Filterkonfiguration (s.o.) definieren welche Einträge oder Dokumente die Berechtigungen erhalten sollen.
• Zielordner:
  Falls Sie die Berechtigungen auf Listeneintrag Ebene vergeben wollen, können Sie hier einen optionalen Ordner angeben in welchem nach Einträgen gesucht wird. Ist dieser Wert leer, werden alle Einträge durchsucht.
• Alte Berechtigungen löschen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die alten Berechtigungen gelöscht, bevor die neuen eingefügt werden. Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Berechtigungen zusätzlich hinzugefügt.

SharePoint Berechtigungen zurücksetzen

Mit dieser Aktion können Sie die Berechtigungen eines Web, einer Liste, oder Listeneinträge wieder auf den original Wert zurücksetzen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welchem Web, Liste oder Dokumentenbibliothek Sie die Berechtigungen zurücksetzen wollen.
• Berechtigungsziel:
  Bestimmen Sie hier ob die Berechtigungen auf Web, Listen oder Listeneintrag Ebene zurückgesetzt werden.
• Filterkonfiguration:
  Falls Sie die Berechtigungen auf Listeneintrag Ebene zurücksetzen wollen, können Sie über die Filterkonfiguration (s.o.) definieren welche Einträge oder Dokumente die Berechtigungen erhalten sollen.
• Zielordner:
  Falls Sie die Berechtigungen auf Listeneintrag Ebene zurücksetzen wollen, können Sie hier einen optionalen Ordner angeben in welchem nach Einträgen gesucht wird. Ist dieser Wert leer, werden alle Einträge durchsucht.

SharePoint Ereignis

In einigen Fällen kann es nötig sein einen Prozess automatisch zu starten wenn im SharePoint ein Dokument hochgeladen wird, oder ein Listeneintrag geändert wird. So können Sie z.B. einen Genehmigungsprozess starten oder eine automatische Benachrichtigung durchführen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemein Konfiguration:
  Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie auf ein Ereignis reagieren wollen.
• Benutzer Kontext:
  Geben Sie hier die Person an für die der Prozess gestartet wird. Anschließend können Sie natürlich über Prozessbearbeiter zuweisen auch eine neue Person oder Gruppe, basierend auf dem SharePoint Ereignis, zuweisen.
• Ereignistyp:
  Hier können Sie auswählen, ob das Ereignis reagiert wenn ein neuer Eintrag angelegt wird und / oder wenn ein Eintrag aktualisiert wird.
• Filterkonfiguration:
  Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie bestimmen das nur in bestimmten Fällen ein Prozess gestartet wird. Ist hier ein Filter definiert wird nur ein Prozess gestartet wenn der Eintrag diesem Filter entspricht.
• Spalten welche geladen werden:
  Wählen Sie hier über das Dropdown aus welche Spalten Sie laden wollen. Diese stehen anschließend als Platzhalter zur Verfügung. Umso weniger Spalten Sie laden, umso schneller kann SharePoint die Anfrage bearbeiten.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Jede ausgewählte Spalte:
  Jede ausgewählte Spalte kann als Platzhalter ausgewählt werden. Dabei werden außerhalb von Schleifen alle Einträge mit einem Komma getrennt.