Anhang für Prozess selektieren

Dieser Beispielprozess zeigt, wie aus mehreren hochgeladenen Dateien alle Dateien eines bestimmten Typs (im Beispiel: PDFs) ausgewählt und für die weiteren Prozessschritte als Prozessvariable bereitgestellt werden können. Der Ablauf verdeutlicht das Zusammenspiel von Datei Upload, Schleifen Start, Bedingung und Variablen Wert setzen.

Ziel des Prozesses ist es, aus den hochgeladenen Dateien alle PDFs auszuwählen und diese über eine Prozessvariable den nachgelagerten Schritten zur Verfügung zu stellen. So kann ein Prozess gezielt auf bestimmte Anhänge zugreifen, ohne dass die Person, die den Prozess durchführt, Dateien manuell weiterreichen muss.

Das Beispiel ist bewusst einfach gehalten und setzt den Schnellstart voraus.

Prozessübersicht

Der Prozess beginnt mit einem Formular, in dem eine oder mehrere Dateien hochgeladen werden. Anschließend wird eine Schleife über die hochgeladenen Dateien gestartet. In jedem Schleifendurchlauf wird über eine Bedingung geprüft, ob der Name der aktuellen Datei die Endung .pdf enthält. Ist dies der Fall, wird die aktuelle Datei der Prozessvariable Datei hinzugefügt. Nach Abschluss der Schleife sind alle erkannten PDFs in der Variable hinterlegt. Ein zweites Formular zeigt anschließend die in der Variable hinterlegten Dateien an.

Im Folgenden werden diese einzelnen Schritte näher beleuchtet.

Formular: Datei Upload

In diesem Formular laden die Personen die Dateien hoch, aus denen die PDFs ausgewählt werden sollen. Die Dateien dienen als Quelle für die nachgelagerte Auswahl; sie können auch aus anderen Quellen stammen, z. B. aus dem Anhang einer E-Mail. Das Formular besteht aus folgenden Steuerelementen:

• Datei Upload (Anzeigename DateiUpload):
  Mit diesem Datei Upload Feld werden eine oder mehrere Dateien hochgeladen. In der Konfiguration ist der Dateityp PDF für die Bearbeitung im Browser freigegeben.
• Button:
  Über den Button leiten die Personen den Prozess in die Schleife weiter.

Schleife über die hochgeladenen Dateien

Die Aktion Schleifen Start wiederholt die folgenden Schritte für jede hochgeladene Datei:

• Schleifenwert:
  Als Schleifenwert wird die Liste der hochgeladenen Dateien des Datei Uploads gewählt.

Die Schleife wird über die Aktion Schleifen Ende beendet.

Bedingung: Ist PDF?

Innerhalb der Schleife prüft die Bedingung, ob die aktuelle Datei ein PDF ist:

• Anzeigename:
  Ist PDF?
• Wert wählen:
  Der aktuelle Eintrag der Schleife (die Datei), referenziert über den Schleifen Start Knoten.
• Operator wählen:
  enthält
• Vergleichswert wählen:
  .pdf

Ist die Bedingung erfüllt, wird der Ausgabeport Ist PDF? weiterverfolgt und die Prozessvariable wird ergänzt. Ist keine Bedingung erfüllt, wird der Ausgabeport Andernfalls direkt an das Schleifen Ende weiterverfolgt.

Prozessvariable Datei

Im Variablen Panel des Prozesses ist die Variable Datei mit dem Datentyp Datei angelegt.

Die Aktion Variablen Wert setzen ergänzt die Variable um den aktuellen Schleifenwert:

• Variable:
  Datei
• Neuer Wert:
  Die Variable Datei selbst und der aktuelle Eintrag der Schleife (die Datei), referenziert über den Schleifen Start Knoten.

Der aktuelle Stand der Variablen wird bei jeder Zuweisung als Ausgangswert übernommen und der aktuelle Schleifenwert wird daran angehängt. Nach Abschluss der Schleife sind daher alle als PDF erkannten Dateien in der Variable hinterlegt. Wird keine Datei als PDF erkannt, bleibt die Variable leer.

Formular: Anzeige der Dateien

Nach Abschluss der Schleife zeigt das zweite Formular die in der Variable hinterlegten Dateien an:

• Dateivorschau:
  Das Dateivorschau Element zeigt die in der Prozessvariable Datei hinterlegten Dateien an. So können die Personen die ausgewählten Dateien direkt im Browser betrachten.

Fazit & Ausblick

Über die Prozessvariable stehen die ausgewählten Dateien allen nachgelagerten Prozessschritten zur Verfügung. Der aktuelle Wert der Variable kann z. B. in einem Dashboard angezeigt oder an einen anderen Prozess übergeben werden.

Ebenso wäre es möglich, die ausgewählten Dateien in einen weiteren Schritt einzuspeisen, z. B. über eine E-Mail versenden Aktion als Anhang weiterzuleiten.