Allgemein

Bei diesen Aktionen handelt es sich um häufig verwendete Aktionen, die keine direkte Verbindung zu einem spezifischen Feature haben.

Aktionen

Prozessnummer generieren

Über diese Aktion wird eine Prozessnummer für den aktuellen Prozess generiert. Besitzt der Prozess bereits eine Nummer, wird keine neue Nummer generiert. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Nummernkreis:
  Wählen Sie hier den Nummernkreis, aus dem die Prozessnummer generiert wird. Es stehen alle im Mandanten konfigurierten Nummernkreise zur Auswahl. Personen mit den entsprechenden Berechtigungen können neue Nummernkreise in der Mandantenverwaltung anlegen. Wird kein Nummernkreis ausgewählt, wird die Prozessnummer aus dem Standard-Mandantennummerkreis generiert.

Die generierte Prozessnummer kann über den Platzhalter Prozess Werte -> Prozessnummer referenziert werden.

Laufende Nummer generieren

Mit dieser Aktion wird eine laufende Nummer aus einem konfigurierten Nummernkreis generiert. Dabei steht folgende Konfigurationsmöglichkeit zur Verfügung:

• Nummernkreis:
  Wählen Sie hier den Nummernkreis, aus dem die Nummer generiert wird. Es stehen alle im Mandanten konfigurierten Nummernkreise zur Auswahl. Personen mit den entsprechenden Berechtigungen können neue Nummernkreise in der Mandantenverwaltung anlegen.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Generierte Nummer:
  Dieser Platzhalter referenziert die Nummer, die mit dieser Aktion generiert wurde. In der Platzhalterauswahl erscheint der Knoten unter seinem Anzeigenamen (Standard: Laufende Nummer generieren), darunter der Wert Generierte Nummer.

E-Mail versenden

Über diese Aktion kann eine E-Mail versandt werden. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Empfänger:
  Geben Sie hier den Empfänger der E-Mail an.
• Einzeln benachrichtigen:
  Aktivieren Sie "Einzeln benachrichtigen", wenn bei mehreren E-Mail Empfängern jeweils eine separate E-Mail gesendet werden soll. Wenn dies nicht aktiviert ist, wird eine einzelne E-Mail an alle Empfänger gesendet.
• CC-Empfänger:
  Geben Sie hier den CC-Empfänger der E-Mail an.
• BCC-Empfänger:
  Geben Sie hier den BCC-Empfänger der E-Mail an.
• Antwort an:
  Geben Sie hier die Person(en) an, an welche die Antwort dieser E-Mail vorausgewählt gesendet wird.
• Betreff:
  Geben Sie hier den Betreff der E-Mail an.
• Nachricht:
  Geben Sie hier den Nachrichteninhalt der E-Mail an.
• Anhänge:
  Geben Sie hier die Anhänge an, die bei der E-Mail mitgesendet werden.

Prozessbearbeiter zuweisen

Mit dieser Aktion können Sie festlegen, welche Personen den Prozess bearbeiten dürfen. Dabei steht folgende Konfigurationsmöglichkeit zur Verfügung:

• Prozessbearbeiter:
  Geben Sie hier an, welche Personen Bearbeitungsrechte für den Prozess erhalten sollen. Sie können mehrere Personen auswählen.

Die gewählten Personen haben Bearbeitungsrechte an dem Prozess. Sie besitzen diese Rechte bis die Berechtigungen mit der Aktion Berechtigungen entziehen wieder entzogen werden.

Wird die Aktion erneut ausgeführt, ersetzen die neu gewählten Personen die zuvor zugewiesenen Personen. Die zuvor zugewiesenen Personen verlieren ihre Bearbeitungsrechte und behalten nur noch Leserechte an dem Prozess.

Berechtigungen entziehen

Über diese Aktion können Sie Berechtigungen für den Prozess entziehen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Wem Berechtigungen entzogen werden: Wählen Sie hier aus, ob allen Personen / Gruppen oder nur bestimmten Personen / Gruppen die Berechtigungen entzogen werden sollen.
• Personen / Gruppen: Geben Sie hier an, welchen Personen oder Gruppen die Berechtigungen entzogen werden sollen. Diese Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie Bestimmten Personen / Gruppen ausgewählt haben.

Nach dem Entzug der Berechtigungen erscheint der Prozess für die betroffenen Personen nicht mehr im Dashboard und kann von diesen auch nicht mehr geöffnet werden. Wenn Sie Allen Personen / Gruppen die Berechtigungen entziehen, hat nach dieser Aktion niemand mehr Zugriff auf den Prozess. In diesem Fall wird dringend empfohlen, anschließend neue Berechtigungen zu vergeben.

Statusnamen ändern

Mit dieser Aktion können Sie den Statusnamen eines Prozesses ändern. Dabei steht folgende Konfigurationsmöglichkeit zur Verfügung:

• Status: Geben Sie hier den neuen Statusnamen an, der für den Prozess gesetzt werden soll. Das Feld unterstützt Platzhalter.

Der gesetzte Status kann über den Platzhalter Prozess Werte -> Prozessstatus referenziert werden.

Folgeprozess starten

Mit dieser Aktion kann ein weiterer Prozess als Folgeprozess gestartet werden. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Prozessbearbeiter wählen:
  Geben Sie hier an, für welche Person der Folgeprozess gestartet werden soll. Das Feld unterstützt Platzhalter. Initial hat nur diese Person Zugriff auf den neuen Prozess.
• Prozess wählen:
  Wählen Sie hier den Prozess aus, der als Folgeprozess gestartet werden soll. Zur Auswahl stehen die veröffentlichten Prozesse.
• Nachricht ausblenden:
  Standardmäßig wird der nutzenden Person angezeigt, dass der Folgeprozess gestartet wurde. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird keine Nachricht angezeigt. Auf diese Weise können Sie einen Prozess im Hintergrund starten, ohne dass die nutzende Person dies mitbekommt.
• Variablen übergeben:
  Über diese Option können Sie Werte an den Folgeprozess übergeben. Wählen Sie hierfür eine Variable des gewählten Prozesses und legen Sie für diese einen Wert fest. Das Wertefeld unterstützt Platzhalter. Beim Start des Folgeprozesses wird der Standardwert der Variable mit dem hier festgelegten Wert überschrieben. Wenn der gewählte Prozess keine Variablen besitzt, können keine Werte übergeben werden.

Sind ein Prozessbearbeiter konfiguriert und ein Prozess ausgewählt, wird eine neue Prozessinstanz für die gewählte Person gestartet. Kann der Prozessbearbeiter nicht aufgelöst werden (z. B. liefert ein Platzhalter keine Person) oder ist der gewählte Prozess nicht als ausführbar veröffentlicht, wird kein Folgeprozess gestartet und der Prozess wird mit dem nächsten Schritt fortgesetzt. Wurde der Folgeprozess gestartet, wird der nutzenden Person die Meldung Folgeprozess gestartet mit der Prozessnummer und dem Prozessnamen angezeigt. Die Meldung enthält einen Link zum Öffnen des Folgeprozesses. Wenn Sie Nachricht ausblenden aktiviert haben, wird keine Meldung angezeigt.

Hinweis: Starten mehrere Prozesse sich gegenseitig, wird die Prozessausführung abgebrochen, um eine Endlosschleife zu verhindern.

Nachricht anzeigen

Über diese Aktion kann eine Nachricht an die nutzende Person im Prozess angezeigt werden. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Titel:
  Geben Sie hier den Titel der Nachricht an. Das Feld unterstützt Platzhalter.
• Inhalt:
  Geben Sie hier den Inhalt der Nachricht an. Das Feld unterstützt Platzhalter.
• Benachrichtigungsart:
  Wählen Sie hier die Art der Nachricht aus. Zur Auswahl stehen Information, Warnung, Fehler, Erfolg, Frage und Blockiert.
• Vollflächige Darstellung:
  Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Nachricht vollflächig statt als Formular angezeigt. Auf diese Weise können Sie die Nachricht sehr präsent anzeigen.
• Umleitungsart:
  Wählen Sie hier aus, ob die nutzende Person nach der Anzeige der Nachricht umgeleitet wird. Zur Auswahl stehen Keine Umleitung, Benutzer Dashboard und Feste Url.
• Umleitungstext:
  Wählen Sie eine Umleitungsart, geben Sie hier den Text des Buttons an, mit dem die Umleitung ausgelöst wird. Dieses Feld ist in diesem Fall erforderlich.
• Umleitungsziel:
  Wählen Sie Feste Url als Umleitungsart, geben Sie hier die Adresse an, zu der umgeleitet werden soll. Das Feld unterstützt Platzhalter.

Wird die Aktion ausgeführt, wird der nutzenden Person die konfigurierte Nachricht im Prozess angezeigt. Haben Sie eine Umleitungsart gewählt, kann die nutzende Person durch Anklicken des Buttons an das konfigurierte Umleitungsziel umgeleitet werden.

Löschfrist setzen

Über diese Aktion kann die Löschfrist des Prozesses gesetzt werden. Die Löschfrist gibt an, nach wie vielen Tagen ein abgeschlossener Prozess dauerhaft gelöscht wird. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Löschfrist (Tage):
  Geben Sie hier an, nach wie vielen Tagen ein abgeschlossener Prozess dauerhaft gelöscht werden soll. Das Feld erfordert eine positive Ganzzahl. Sie können hier auch einen numerischen Platzhalter angeben.

Variablen Wert setzen

Über diese Aktion kann der Wert einer Prozessvariablen gesetzt werden. Prozessvariablen können Sie im Variablen Panel anlegen und verwalten. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Variable:
  Wählen Sie hier die Variable aus, deren Wert Sie aktualisieren wollen.
• Neuer Wert:
  Geben Sie hier den Wert an, auf den die Variable nach Ausführung der Aktion gesetzt werden soll. Das Feld unterstützt Platzhalter. Dieses Feld ist erst nach Auswahl einer Variable verfügbar.

Hinweis: Wird die gewünschte Variable nicht in der Variablenauswahl angezeigt, speichern Sie bitte zuerst den Prozess.

Wird die Aktion ausgeführt, wird der Wert der konfigurierten Variablen auf den konfigurierten neuen Wert gesetzt.