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Anonymer Zugriff

Mit dem Anonymen Zugriff können Sie Links generieren, mit denen externe Personen ohne Anmeldung auf ein Formular in einem Prozesslauf zugreifen können. So können Sie beispielsweise externe Personen per E-Mail um eine Rückmeldung bitten, ohne dass diese ein linqi-Konto benötigen.

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Für die Arbeit mit dem Anonymen Zugriff müssen Sie das entsprechende Feature aktivieren.

Beispielhafte Anwendungsfälle sind z. B. das Einholen eines Angebots durch einen Dienstleister oder die Abfrage von Daten von Personen, die bald beginnen in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Mit dieser Aktion generieren Sie einen Link, mit dem auf das nächste Formular im aktuellen Prozesslauf zugegriffen werden kann, ohne sich anzumelden. Dieser Link kann beispielsweise per E-Mail an eine externe Person geschickt werden, um eine Rückmeldung zu erhalten.

Der generierte Link ist immer nur für das nächste Formular gültig. Sobald dieses Formular ausgefüllt und abgeschickt wurde, ist der Link nicht mehr gültig. Auf diese Weise stellt linqi sicher, dass eine anonyme Person nicht einfach einen ganzen Prozess sehen kann, sondern ausschließlich das eine Formular, für das der Link gedacht war.

Bei der Nutzung eines anonymen Links gelten darüber hinaus folgende Einschränkungen:

  • Ein Personenauswahl-Feld kann auf einem anonymen Formular nicht dargestellt werden. Um Ihre Daten zu schützen, empfiehlt sich hier stattdessen ein Personen-DropDown.
  • Dateien können in der Dateivorschau nicht heruntergeladen werden, damit sie nicht durch anonyme Personen abgerufen werden können.
  • Befindet sich die Aktion innerhalb eines parallelen Prozessabschnitts, gilt der Link nur für Formulare in dem Strang, in den die Aktion eingefügt wurde. Wird ein paralleler Abschnitt gestartet oder beendet, ist der Link nicht mehr gültig.

Dabei steht folgende Konfigurationsmöglichkeit zur Verfügung:

  • CSS-Datei (optional):
    Über den Link zu einer CSS-Datei kann das Aussehen der Anwendung beim Öffnen des generierten Links angepasst werden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise ein Formular an das Aussehen Ihrer eigenen Internetseite anpassen.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

  • Link:
    Der generierte Link, mit dem sich externe Personen ohne Anmeldung direkt im nächsten Formular des Prozesslaufs wiederfinden.