SharePoint
Die SharePoint Anbindung in linqi erlaubt es mit Microsoft SharePoint aus Prozessen zu interagieren. So können Sie z.B. Dokumenten hochladen, Einträge in Listen auslesen und anlegen, Ordner anlegen und vieles mehr.
Für die Arbeit mit SharePoint Aktionen müssen Sie eine entsprechende Verbindung anlegen und das entsprechende Feature aktivieren.
Geteilte Konfiguration
Viele SharePoint Aktionen haben eine grundlegend ähnliche Konfiguration. Daher werden hier erst diese allgemeinen Konfigurationen erklärt um diese nicht in jeder Aktion zu wiederholen.
Allgemeine Konfiguration
In fast allen Aktionen müssen Sie zu Beginn ein SharePoint Web und eine Liste / Dokumentenbibliothek angeben, mit der die Aktion arbeitet. Hierfür stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Verbindung:
Wählen Sie hier die Verbindung (s.o.) aus, welche genutzt wird, um sich an SharePoint anzumelden. - SharePoint Seiten Url:
Die SharePoint Seiten Url bezeichnet die Url der SharePoint Seite aus der Daten abgefragt werden oder eingefügt werden. Diese hat normalerweise das Format https://sharepoint/sites/seite. Anhänge wie Websiteseiten/Seite.aspx oder Lists/Listenname/AllItems.aspx sind hier nicht zulässig. - Liste:
Sobald Sie die SharePoint Seiten Url angegeben haben werden die verfügbaren Listen und Dokumentenbibliotheken geladen. Sie können die Liste oder Dokumentenbibliothek mit der Sie arbeiten wollen hier anschließend auswählen.
Filterkonfiguration
Viele SharePoint Aktionen erlauben es einen Filter zu definieren. So können Sie z.B. definieren welche Einträge geladen oder aktualisiert werden. Einen Filter können Sie über folgende Einstellungen definieren:
-
Mehrere Einträge erlauben:
Diese Option steht nur bei Aktionen welche Daten manipulieren zur Verfügung. Im Standard erlaubt linqi es nur einen Eintrag gleichzeitig zu löschen, aktualisieren etc. Dies ist dafür gedacht das Sie nicht aus Versehen sehr viele Daten im SharePoint überschreiben oder löschen. Wenn Sie jedoch planen mehr als einen Eintrag gleichzeitig zu bearbeiten müssen Sie diese Option aktivieren. -
Filter kombinieren:
Wählen Sie hier aus ob ein Eintrag alle Filter (Und) oder nur einen Filter (Oder) erfüllen muss um von der Aktion betroffen zu sein. -
Filterzuordnung:
Hier können Sie nun die eigentlichen Filter definieren. Dabei wählen Sie zuerst die Spalte der Liste aus nach der gefiltert wird.
Anschließend können Sie über Operator den Filteroperator bestimmen. So können Sie bestimmen ob die Spalte einem bestimmten Wert entsprechen muss, nicht entsprechen darf etc.
Der Vergleichswert erlaubt es Ihnen anschließend zu definieren welchem Wert die Spalte entsprechen, nicht entsprechen etc. darf.Wenn Sie hier also z.B. als Spalte Titel, als Operator entspricht und als Vergleichswert linqi auswählen, werden alle Einträge gefunden, bei denen in der Titel Spalte linqi steht.
Spaltenzuordnung
Wenn Sie Werte in einer SharePoint Liste schreiben wollen, z.B. um einen Eintrag anzulegen oder zu aktualisieren, können Sie in der Spaltenzuordnung definieren welche Werte in welche Spalte geschrieben werden. Diese Zuordnung definieren Sie wie folgt:
- Datei:
Im Falle einer Dokumentenbibliothek können Sie über diesen Platzhalter definieren welche Datei hochgeladen wird. - Spalte:
Hier wählen Sie die Spalte aus die mit einem Wert befüllt werden soll. Dabei können Sie jede Spalte nur einmal auswählen. - Wert:
Über diese Konfigurationsoption können Sie den Wert definieren der in die Spalte geschrieben werden soll. Dabei können Sie entweder einen festen Wert eingeben oder auch einen Platzhalter nutzen.
Im Falle eines Taxonomie Feldes können Sie auch über einen Button oberhalb des Textfeldes einen Dialog öffnen um einen Eintrag auszuwählen.
Fehlerausgang aktivieren
Sobald Sie diesen Schalter aktivieren, können Sie Fehler abfangen und verarbeiten.
Aktionen
SharePoint Item abfragen
Über diese Aktion können Sie Einträge aus einer SharePoint Liste oder Dokumentenbibliothek abfragen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Allgemein Konfiguration:
Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert aus welcher Liste Sie Einträge oder Dokumente abfragen wollen. - Filterkonfiguration:
Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie abfragen wollen. - Spalten welche geladen werden:
Wählen Sie hier über das Dropdown aus welche Spalten Sie laden wollen. Diese stehen anschließend als Platzhalter zur Verfügung. Umso weniger Spalten Sie laden, umso schneller kann SharePoint die Anfrage bearbeiten. - Dateien herunterladen:
Wenn Sie Daten aus einer Dokumentenbibliothek abfragen, können Sie diese Option aktivieren um nicht nur die Metadaten, sondern auch die eigentlichen Dateien herunterzuladen. So können Sie mit den Dateien arbeiten um diese z.B. in einem Formular anzuzeigen oder an andere Drittsysteme zu übertragen. Wenn Sie die Dokumente nicht herunterladen kann die Anfrage schneller bearbeitet werden. - Sortierspalte:
Sie können hier optional eine Spalte auswählen nach welcher die Ergebnisse sortiert werden, und definieren ob die Ergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden.
Dies kann z.B. hilfreich sein wenn Sie die Ergebnisse in einer Tabelle in einem Formular anzeigen möchten. - Maximale Anzahl an Einträgen die abgefragt werden:
Über diese Option können Sie bestimmen das Sie nur die ersten n Einträge abfragen wollen. Geben Sie hier z.B. eine 1 ein, wird nur der erste Eintrag der dem Filter entspricht abgefragt.
Insbesondere in Kombination mit der Sortierspalte kann dies nützlich sein um z.B. nur den neusten Eintrag abzufragen. - Duplikate entfernen:
Ist diese Option aktiviert, werden Duplikate aus den Ergebnissen entfernt. Ein Duplikat ist dabei jeder Eintrag in dem alle Spaltenwerte gleich sein. - Zielordner:
Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.
Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:
- Jede ausgewählte Spalte:
Jede ausgewählte Spalte kann als Platzhalter ausgewählt werden. Dabei werden außerhalb von Schleifen alle Einträge mit einem Komma getrennt. - Anzahl Items:
Hierüber können Sie die Anzahl an gefundenen Einträgen referenzieren. Dies können Sie z.B. auch in Bedingungen nutzen um zu prüfen ob ein Eintrag existiert. - Dateien:
Wenn Sie Dateien aus einer Dokumentenbibliothek herunterladen, können Sie Hierüber die heruntergeladene Datei referenzieren. - Einträge:
Innerhalb einer Schleife oder z.B. einer Tabelle in einem Formular können Sie Hierüber die Einträge referenzieren die dann durchlaufen werden.
SharePoint Item anlegen
Über diese Aktion können Sie einen Eintrag in einer Liste anlegen oder ein Dokument in eine Dokumentenbibliothek hochladen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Allgemein Konfiguration:
Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag anlegen wollen. - Spaltenzuordnung:
Über die Spaltenzuordnung (s.o.) können Sie definieren welche Werte für den neuen Eintrag in die verschiedenen Spalten geschrieben werden sollen, bzw. welche Datei hochgeladen wird. - Zielordner:
Wenn Sie das Objekt auf oberste Ebene anlegen wollen lassen Sie diesen Wert leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem das neue Objekt angelegt wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das neue Objekt unterhalb der Ordner Prozesse->linqi angelegt wird.
Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:
- Id des angelegten Eintrags:
Hierüber können Sie die Id des neu angelegten Eintrags referenzieren. Diese können Sie z.B. nutzen um den Eintrag anschließend zu aktualisieren.
SharePoint Item aktualisieren
Über diese Aktion können Sie einen oder mehrere Einträge in einer SharePoint Liste oder Dokumentenbibliothek aktualisieren. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Allgemein Konfiguration:
Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag aktualisieren wollen. - Filterkonfiguration:
Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie aktualisieren wollen. - Spaltenzuordnung:
Über die Spaltenzuordnung (s.o.) können Sie definieren welche neuen Werte in die Spalten geschrieben werden. Dabei werden nur die Spalten aktualisiert, die Sie hier auch angeben. Im Falle einer Dokumentenbibliothek können Sie hier auch den neuen Dateinhalt definieren. - Zielordner:
Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.
SharePoint Item löschen
Diese Aktion erlaubt es Ihnen einen oder mehrere Einträge aus einer SharePoint Liste oder Dokumentenbibliothek zu löschen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Allgemein Konfiguration:
Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert in welcher Liste oder Dokumentenbibliothek Sie einen Eintrag löschen wollen. - Filterkonfiguration:
Über die Filterkonfiguration (s.o.) können Sie definieren welche Einträge oder Dokumente Sie löschen wollen. - Zielordner:
Wenn Sie alle Einträge der Liste durchsuchen wollen lassen Sie dieses Feld leer. Ansonsten können Sie hier den Pfad innerhalb der Ziel Liste angeben unter dem nach Einträgen gesucht wird. Mehrere Ordner müssen Sie dabei mit / trennen. Der Wert Prozesse/linqi würde also bedeuten, dass das nur Objekte unterhalb der Ordner Prozesse->linqi gesucht werden.