Dynamics CRM

Die Dynamics CRM Aktionen in linqi erlauben es, Daten aus einer Microsoft Dynamics 365 / Dynamics CRM Umgebung aus Prozessen auszulesen und zu schreiben. So können Sie z.B. Kundendaten zwischen linqi und Dynamics CRM automatisch abgleichen, Zuständigkeiten aus dem CRM in einen Prozess übernehmen oder neue Einträge anlegen.

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Für die Arbeit mit Dynamics CRM Aktionen müssen Sie eine Dynamics CRM Verbindung anlegen und das entsprechende Feature aktivieren.

Geteilte Konfiguration

Alle vier Dynamics CRM Aktionen haben eine grundlegend ähnliche Konfiguration. Daher werden hier zuerst diese gemeinsamen Einstellungen erklärt, um sie nicht in jeder Aktion zu wiederholen.

Allgemeine Konfiguration

Jede Dynamics CRM Aktion arbeitet mit einer konkreten Entität in einer konkreten Dynamics 365 Umgebung. Hierfür stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Verbindung: Wählen Sie hier die Dynamics CRM Verbindung aus, welche genutzt wird, um sich an Dynamics CRM anzumelden. Diese bestimmt den Benutzerkontext der Aktion im Fremdsystem.
• Umgebungs Url: Die Umgebungs Url bezeichnet die Url der Dynamics 365 Umgebung, aus der Daten abgefragt oder in die Daten eingefügt werden. Diese hat normalerweise das Format https://organisation.crm4.dynamics.com.
• Entität: Wählen Sie hier die Entität aus, mit der gearbeitet werden soll. Sobald Sie die Umgebungs Url angegeben haben, lädt linqi die verfügbaren Entitäten Ihrer Umgebung und stellt sie in diesem Dropdown zur Verfügung.

Spaltenzuordnung

Wenn Sie Werte in eine Dynamics CRM Entität schreiben wollen (z.B. um einen Eintrag anzulegen oder zu aktualisieren), definieren Sie in der Spaltenzuordnung, welche Werte in welche Spalte geschrieben werden.

• Spalte: Wählen Sie hier die Spalte aus, die mit einem Wert befüllt werden soll. Die Spalten werden von linqi aus der gewählten Entität geladen. Eine Spalte können Sie dabei nur einmal auswählen.
• Wert: Geben Sie hier den Wert an, der in die Spalte geschrieben werden soll. Sie können entweder einen festen Wert eingeben oder einen Platzhalter nutzen.

Filterzuordnung

Viele Dynamics CRM Aktionen erlauben es, einen Filter zu definieren. So können Sie z.B. bestimmen, welche Einträge geladen, aktualisiert oder gelöscht werden. Einen Filter definieren Sie über folgende Einstellungen:

• Mehrere Einträge erlauben: Diese Option steht nur bei Aktionen zur Verfügung, die Daten aktualisieren oder löschen. Im Standard erlaubt linqi es, maximal einen Eintrag gleichzeitig zu verarbeiten, damit Sie nicht aus Versehen sehr viele Einträge überschreiben oder löschen. Wenn Sie mehrere Einträge mit einem Mal bearbeiten wollen, müssen Sie diese Option aktivieren.
• Filter kombinieren: Wählen Sie hier aus, ob ein Eintrag alle Filter (Und) oder nur einen der Filter (Oder) erfüllen muss, um von der Aktion betroffen zu sein.
• Filterzuordnung: Definieren Sie hier die eigentlichen Filter. Wählen Sie zuerst die Spalte der Entität aus, nach der gefiltert wird. Anschließend bestimmen Sie über den Operator den Vergleichsoperator (z.B. entspricht oder enthält). Der Wert definiert, welchem Wert die Spalte entsprechen soll.

Fehlerausgang aktivieren

Sobald Sie diesen Schalter aktivieren, können Sie Fehler abfangen und verarbeiten.

Aktionen

Dynamics CRM Eintrag abfragen

Über diese Aktion können Sie Einträge aus einer Dynamics CRM Entität abfragen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemeine Konfiguration: Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert, aus welcher Entität Sie Einträge abfragen wollen.
• Filterzuordnung: Über die Filterzuordnung (s.o.) können Sie optional definieren, welche Einträge Sie abfragen wollen. Ist hier kein Filter definiert, werden alle Einträge der Entität geladen.
• Spalten welche geladen werden: Wählen Sie hier aus, welche Spalten geladen werden sollen. Mindestens eine Spalte ist erforderlich. Diese Spalten stehen anschließend als Platzhalter zur Verfügung.
• Sortierspalte: Sie können hier optional eine Spalte auswählen, nach der die Ergebnisse sortiert werden, und definieren, ob die Ergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden.
• Maximale Anzahl an Einträgen die abgefragt werden: Über diese Option können Sie bestimmen, dass Sie nur die ersten n Einträge abfragen wollen. Ist kein Wert definiert, wird eine beliebige Anzahl an Einträgen abgefragt. Insbesondere in Kombination mit der Sortierspalte kann dies nützlich sein, um z.B. nur den neuesten Eintrag abzufragen.
• Duplikate entfernen: Ist diese Option aktiviert, werden Duplikate aus den Ergebnissen entfernt. Eine Zeile gilt dabei als Duplikat, wenn eine andere Zeile mit den exakt gleichen Spaltenwerten vorliegt.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Jede ausgewählte Spalte: Jede ausgewählte Spalte kann als Platzhalter ausgewählt werden.
• Anzahl Einträge: Hierüber können Sie die Anzahl der gefundenen Einträge referenzieren. Dies können Sie z.B. in einer Bedingung nutzen, um zu prüfen, ob ein Eintrag existiert.
• Einträge: Innerhalb einer Schleife oder z.B. einer Tabelle in einem Formular können Sie hierüber die Einträge referenzieren, die dann durchlaufen werden.

Typische Use Cases sind das Abfragen von Kundendaten oder das Ermitteln von Zuständigkeiten (z.B. dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter) direkt aus Dynamics CRM.

Dynamics CRM Eintrag anlegen

Über diese Aktion können Sie einen neuen Eintrag in einer Dynamics CRM Entität anlegen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemeine Konfiguration: Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert, in welcher Entität Sie den neuen Eintrag anlegen wollen.
• Spaltenzuordnung: Über die Spaltenzuordnung (s.o.) können Sie definieren, welche Werte für den neuen Eintrag in die verschiedenen Spalten geschrieben werden sollen.

Diese Aktion stellt folgende Platzhalter zur Verfügung:

• Id des angelegten Eintrags: Hierüber können Sie die Id des neu angelegten Eintrags referenzieren. Diese können Sie z.B. nutzen, um den Eintrag anschließend zu aktualisieren oder zu löschen.

Typische Use Cases sind das Anlegen eines neuen Lead oder Accounts (z.B. ausgehend von einem anonymen Startlink) oder die automatische Anlage von Aktivitäten für verarbeitete Vorgänge.

Dynamics CRM Eintrag aktualisieren

Über diese Aktion können Sie einen oder mehrere Einträge in einer Dynamics CRM Entität aktualisieren. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemeine Konfiguration: Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert, in welcher Entität Sie Einträge aktualisieren wollen.
• Filterzuordnung: Über die Filterzuordnung (s.o.) definieren Sie, welche Einträge aktualisiert werden sollen.
• Spaltenzuordnung: Über die Spaltenzuordnung (s.o.) definieren Sie, welche neuen Werte in die Spalten geschrieben werden. Dabei werden nur die Spalten aktualisiert, die Sie hier auch angeben.

hinweis

Falls der Filter keine Einträge findet, aktualisiert die Aktion keine Einträge und der Prozess geht schlicht weiter.

Typische Use Cases sind das automatische Synchron halten von Kundendaten zwischen linqi und Dynamics CRM oder die Rückmeldung von Prozessergebnissen auf einen bestehenden Eintrag.

Dynamics CRM Eintrag löschen

Über diese Aktion können Sie einen oder mehrere Einträge aus einer Dynamics CRM Entität löschen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemeine Konfiguration: Die allgemeine Konfiguration (s.o.) definiert, aus welcher Entität Sie Einträge löschen wollen.
• Filterzuordnung: Über die Filterzuordnung (s.o.) definieren Sie, welche Einträge gelöscht werden sollen. Da das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann, lohnt es sich, den Filter besonders sorgfältig zu konfigurieren.

hinweis

Falls der Filter keine Einträge findet, löscht die Aktion keine Einträge und der Prozess geht schlicht weiter.