Benachrichtigungen

Mit diesen Aktionen benachrichtigen Sie Personen im Prozessablauf und fordern Schnellfreigaben an.

info

Für die Arbeit mit den Benachrichtigungs-Aktionen müssen Sie das entsprechende Feature aktivieren.

Benachrichtigung senden

Mit dieser Aktion senden Sie eine Benachrichtigung an eine oder mehrere Personen. Die empfangende Person erhält die Benachrichtigung in der persönlichen Übersicht auf dem Persönlichen Dashboard. Je nach Einstellungen der empfangenden Person kann die Benachrichtigung zusätzlich per E-Mail zugestellt werden.

Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Empfänger: Geben Sie hier an, welche Personen die Benachrichtigung erhalten. Es können mehrere Personen angegeben werden. Auch Gruppen können angegeben werden; in diesem Fall erhält jede Person der Gruppe die Benachrichtigung.
• Titel: Geben Sie hier den Titel der Benachrichtigung an. Das Feld unterstützt Platzhalter.
• Nachricht: Geben Sie hier den Inhalt der Benachrichtigung an. Das Feld unterstützt Platzhalter.
• Link zum Prozess anzeigen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird in der Benachrichtigung ein Link zum Prozess angezeigt. Auf diese Weise kann der Prozess direkt aus der Benachrichtigung heraus geöffnet werden.

Nachdem die Benachrichtigung versendet wurde, führt die Aktion den Prozess mit dem nächsten Schritt fort.

Schnellfreigabe

Mit dieser Aktion fordern Sie eine Schnellfreigabe von einer oder mehreren Personen an und lassen den Prozess anhand der gewählten Freigabe-Option mit dem entsprechenden Ausgabeport weiterlaufen. Die empfangenden Personen erhalten die Freigabe-Anfrage als Benachrichtigung in der persönlichen Übersicht auf dem Persönlichen Dashboard. Je nach Einstellungen der empfangenden Personen kann die Benachrichtigung zusätzlich per E-Mail zugestellt werden.

Während die Freigabe aussteht, wird im Prozess die Informationsmeldung Ausstehende Freigabe angezeigt. Die Meldung gibt an, dass der Prozess fortgesetzt wird, sobald die Freigabe abgeschlossen ist.

Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Empfänger: Geben Sie hier an, welche Personen die Freigabe erteilen können. Es können mehrere Personen angegeben werden. Auch Gruppen können angegeben werden; in diesem Fall erhält jede Person der Gruppe die Freigabe-Anfrage.
• Titel: Geben Sie hier den Titel der Benachrichtigung an. Das Feld unterstützt Platzhalter.
• Nachricht: Geben Sie hier den Inhalt der Benachrichtigung an. Das Feld unterstützt Platzhalter.
• Link zum Prozess anzeigen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird in der Benachrichtigung ein Link zum Prozess angezeigt. Auf diese Weise kann der Prozess direkt aus der Benachrichtigung heraus geöffnet werden.
• Auswahlmöglichkeiten: Definieren Sie hier die Optionen, aus denen die freigebende Person auswählen kann. Mindestens eine Auswahlmöglichkeit muss definiert werden. Jede Auswahlmöglichkeit entspricht einem Ausgabeport der Aktion. Wählt eine Person eine Option aus, wird der Prozess mit dem Ausgabeport dieser Option fortgesetzt.

Die Freigabe kann von jeder der empfangenden Personen erteilt werden. Hat eine Person eine Auswahl getroffen, wird der Prozess mit dem entsprechenden Ausgabeport fortgeführt und die Freigabe-Anfrage für alle übrigen empfangenden Personen wird als bearbeitet markiert. Wenn eine Vertretung eingerichtet ist, kann auch die vertretende Person die Freigabe erteilen.