Variablen

Mit Variablen können Sie einen Wert einmal befüllen und im Prozess wieder verwenden, ohne ihn an mehreren Stellen pflegen zu müssen. Stellen Sie sich vor, Sie möchten in einer E-Mail und in einem Dokument denselben zentral gepflegten Wert (z.B. eine Url oder eine zuständige Person) nutzen. Statt den Wert an beiden Orten einzeln zu hinterlegen, legen Sie ihn ein einziges Mal als Variable an und referenzieren ihn dort. Jede Ausführung des Prozesses (jeder laufenden Prozess) führt dabei über die Variable denselben Wert fort, den der Prozess aktuell besitzt.

Variablen Panel

Das Variablen Panel erreichen Sie im Prozess Designer über den folgenden Button in der oberen Werkzeugleiste:

Anschließend öffnet sich das Panel, in dem Sie die Variablen des Prozesses verwalten können.

Variable anlegen

Um eine Variable anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Variablen Panel auf Variable hinzufügen.
2. Geben Sie einen Name für die Variable an. Der Name muss innerhalb des Prozesses eindeutig sein und dient später als Bezeichnung des Platzhalters.
3. Wählen Sie den Datentyp, den die Variable annimmt. Dabei stehen folgende Optionen zur Auswahl:
   • Text
   • Zahl
   • Person
   • Datum
   • Datei
4. Geben Sie einen Wert an, der der Variable zum Start des Prozesses zugewiesen wird. Der Wert wird passend zum gewählten Datentyp eingegeben (z.B. über eine Datumsauswahl oder die Personensuche). Für den Datentyp Datei können keine Standardwerte hinterlegt werden.
5. Bestätigen Sie über Bestätigen, um die Variablen zu übernehmen. Über das Löschen-Icon am Ende einer Zeile () können Sie eine Variable wieder entfernen.

info

Eine neue Variable steht erst nach dem Speichern des Prozesses als Platzhalter zur Verfügung.

Variablen referenzieren

Innerhalb des Prozesses referenzieren Sie eine Variable als Platzhalter. In der Platzhalterauswahl finden Sie die Variablen des Prozesses in der Gruppe Prozess Variable über den Namen der jeweiligen Variable. Bei der Ausführung des Prozesses wird der Platzhalter durch den aktuellen Wert der Variable ersetzt.

Variablen Wert setzen

Den Wert einer Variable können Sie im Verlauf des Prozesses ändern. Hierfür steht die Aktion Variablen Wert setzen zur Verfügung. Wird diese Aktion ausgeführt, wird der Wert der jeweiligen Prozess Instanz auf den neuen Wert gesetzt - die Variable in der Prozessdefinition bleibt unverändert.

Werte in Dashboards anzeigen

Variablen Werte, die im Verlauf des Prozesses befüllt oder geändert wurden, können Sie auch in Dashboards anzeigen. Dort referenzieren Sie die Variable über denselben Platzhalter und zeigen den aktuellen Wert des Prozesses an.