Automatische SharePoint-Berechtigungsvergabe

Wenn neue Dokumente in einer SharePoint-Liste oder Dokumentenbibliothek eingehen, müssen regelmäßig die richtigen Personen die richtigen Zugriffsrechte erhalten. Dieses Beispiel zeigt, wie linqi diese Berechtigungsvergabe vollständig automatisiert: Sobald ein neues Dokument hochgeladen wird, erhält der Initiator Schreibrechte und eine fest definierte SharePoint-Gruppe Leserechte – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Der Prozess verdeutlicht das Zusammenspiel der verschiedenen SharePoint-Aktionen: Das SharePoint-Ereignis startet den Prozess, die Aktion SharePoint Benutzer / Gruppe auflösen lädt eine SharePoint-Gruppe per festem Namen und die Aktion SharePoint Berechtigungen zuweisen setzt die Berechtigungen auf den neuen Listeneintrag.

Voraussetzung ist eine eingerichtete SharePoint-Verbindung im linqi.

Prozessübersicht

Der Prozess beginnt mit einem SharePoint-Ereignis, das reagiert, sobald ein neuer Eintrag in der Dokumentenbibliothek angelegt wird. Der Prozess startet dabei für die Person, die das Dokument hochgeladen hat.

Anschließend lädt der Prozess eine SharePoint-Gruppe per festem Namen. Über die Aktion SharePoint Berechtigungen zuweisen werden dem Prozessinitiator daraufhin Bearbeiten-Rechte auf den neuen Listeneintrag vergeben. Dabei werden die alten Berechtigungen des Eintrags gelöscht, sodass nach der Vergabe ausschließlich die neu berechtigte Person Zugriff hat.

Zum Schluss werden über dieselbe Aktion Lesen-Rechte an die geladene SharePoint-Gruppe vergeben – diesmal ohne Löschung der vorhandenen Berechtigungen. Damit behält der Initiator seine Schreibrechte, während die Gruppe zusätzlich Lesezugriff erhält. Der Prozess endet nach der zweiten Berechtigungsvergabe.

Ein solcher Prozess sieht in linqi wie folgt aus:

(Screenshot kann angeklickt werden für eine größere Version)

Auslöser: Neues Dokument im SharePoint

Das SharePoint-Ereignis definiert, wann der Prozess startet. In diesem Beispiel reagiert die Aktion auf neue Einträge in einer Dokumentenbibliothek:

• Liste:
  Die Aktion beobachtet die angegebene Liste oder Dokumentenbibliothek.
• Für Person die die Änderungen durchgeführt hat starten:
  Diese Option ist aktiviert. Der Prozess startet für die Person, die das Dokument hochgeladen hat. linqi matcht die Person über die E-Mail-Adresse und benötigt dafür dieselbe Benutzerbasis wie der SharePoint (z. B. über Microsoft Entra ID).
• Ereignistyp:
  Reagiert wird nur auf Neuer Eintrag. Eine Aktualisierung vorhandener Einträge startet den Prozess nicht.
• Spalten welche geladen werden:
  Geladen werden die Spalten ID und Erstellt von. Diese stehen anschließend als Platzhalter zur Verfügung – die ID des neuen Eintrags wird später genutzt, um die Berechtigungen auf genau diesen Eintrag zu setzen.

Die Konfiguration sieht wie folgt aus:

SharePoint-Gruppe laden

Bevor die Leseberechtigungen vergeben werden, lädt der Prozess die zuständige Gruppe. Die Aktion SharePoint Benutzer / Gruppe auflösen lädt dafür eine SharePoint-Gruppe per festem Namen und stellt das Ergebnis als Platzhalter zur Verfügung. So kann im nächsten Schritt auf die Gruppe referenziert werden, ohne dass die Personen manuell gepflegt werden müssen – Änderungen in der SharePoint-Gruppe wirken automatisch auf die zukünftigen Berechtigungsvergaben.

Schreibrechte für den Initiator zuweisen

Die erste SharePoint Berechtigungen zuweisen-Aktion vergibt dem Prozessinitiator Schreibrechte auf den neuen Eintrag:

• Berechtigungsstufe:
  Bearbeiten
• Zuweisen an:
  Der Prozessinitiator – also die Person, die das Dokument hochgeladen hat und für die der Prozess gestartet wurde.
• Berechtigungsziel:
  Listeneintrag
• Filterzuordnung:
  ID ist gleich der ID des neuen Dokuments – der Platzhalter des SharePoint-Ereignisses stellt sicher, dass die Berechtigung auf den genau ausgelösten Eintrag wirkt.
• Alte Berechtigungen löschen:
  Aktiviert. Bevor die neuen Berechtigungen vergeben werden, werden die bestehenden Berechtigungen des Eintrags entfernt. Nach der Vergabe hat ausschließlich die berechtigte Person Zugriff auf das Dokument.

Die Konfiguration sieht wie folgt aus:

Leserechte für die Gruppe zuweisen

Die zweite SharePoint Berechtigungen zuweisen-Aktion vergibt Leserechte an die geladene SharePoint-Gruppe:

• Berechtigungsstufe:
  Lesen
• Zuweisen an:
  Der Platzhalter der SharePoint-Gruppe, die im vorherigen Schritt geladen wurde.
• Berechtigungsziel:
  Listeneintrag
• Filterzuordnung:
  Wie beim Schritt davor über die ID des neuen Dokuments.
• Alte Berechtigungen löschen:
  Nicht aktiviert. Die vorhandenen Berechtigungen bleiben erhalten – der Initiator behält dadurch seine Schreibrechte, während die Gruppe zusätzlich Lesezugriff erhält.

Fazit & Ausblick

Durch das Zusammenspiel der SharePoint-Aktionen wird die Berechtigungsvergabe auf neue Dokumente vollständig automatisiert: Der Initiator erhält zeitnah Schreibrechte, die zuständige Gruppe Lesezugriff, und vorhandene Berechtigungen bleiben dabei dort erhalten, wo es gewünscht ist.

Je nach Anforderung lässt sich der Prozess einfach erweitern. So könnte nach der Berechtigungsvergabe zusätzlich eine E-Mail an die Gruppe gesendet werden, oder über eine SharePoint Item aktualisieren-Aktion ein Statusfeld im Listeneintrag gesetzt werden, um die Vergabe im SharePoint nachvollziehbar zu machen.