Berechtigungsvergabe

Standardmäßig hat zu Beginn nur die Person, die einen Prozess startet Zugriff auf den laufenden Prozess. Hierdurch ist sichergestellt, dass Personen, die in einem Prozess nicht involviert sind, keinen Zugriff auf Informationen erhalten die nicht für diesen Personenkreis bestimmt sind, bzw. keinen Mehrwert für diese Personen darstellen.
Aus diesem Grund müssen Sie über die Aktionen Prozessbearbeiter zuweisen im Verlauf eines Prozesses Berechtigungen an andere Personen vergeben, wenn diese im Prozess involviert sind. Sobald Sie über die Aktion Prozessbearbeiter zuweisen neue Berechtigungen vergeben, erhalten diese für alle nachfolgenden Formulare Schreibrechte. Alle Personen, die vorher Zugriff auf den Prozess hatten, haben danach nach wie vor Leserechte. Durch diese Leserechte können Personen selbständig den Status eines laufenden Prozesses nachprüfen. Dies reduziert Rückfragen und unnötige Kommunikationsaufwände.
Wenn Sie möchten, dass eine Person keinen Zugriff mehr auf einen Prozess hat, können Sie dieser Person über die Aktion Berechtigungen entziehen, die Zugriffsrechte entziehen.

Anpassung des Prozesses für Berechtigungsvergabe

Um diese Berechtigungsvergabe in den bestehenden Prozess zu integrieren gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie erneut den Investitionsantrag im Prozessdesigner über die Prozessliste (falls Sie den Prozess nicht bereit schon offen haben)
• Halten Sie Strg, bzw. ⌘ unter Mac, gedrückt und ziehen Sie mit gedrückter linken Maustaste einen Rahmen um das erste Formular, sowie die darunter befindliche E-Mail versenden Aktion
• Verschieben Sie mit gedrückter linker Maustaste die beiden Prozessschritte nach oben um Platz für die Prozessbearbeiter zuweisen Aktion zu schaffen
• Liste der verfügbaren Aktionen öffnen ( Button)
• Prozessbearbeiter zuweisen Aktion auf die Verbindung zwischen der ersten E-Mail versenden Aktionen und dem zweiten Formular ziehen. Wenn Sie mit der Aktion über diese Verbindung hovern, wird diese gestrichelt um Ihnen anzuzeigen das die neue Aktion dazwischen geschaltet wird.
• Doppelklick auf die eingefügte Prozessbearbeiter zuweisen Aktion, um diese zu konfigurieren
  • Platzhalter für die Person oder Gruppe die Schreibrechte erhält einfügen (Art des Platzhalters: Fester Benutzer, Personen wählen: per Tippen Person suchen, Formatierung: Person)
  • Per Übernehmen können Sie die Konfiguration übernehmen
• Prozess speichern

Wenn Sie nun einen Testprozess starten werden Sie feststellen, dass Sie das erste Formular ausfüllen können, im zweiten Formular jedoch keine Schreibrechte mehr haben. Der Prozess ist somit bereit im nächsten Schritt veröffentlicht zu werden.